Ob im privaten oder beruflichen Umfeld – fast jeder schreibt täglich E-Mails. Doch immer wieder taucht die Frage auf: Braucht man eigentlich zwingend eine Signatur?
1. E-Mail-Signatur im privaten Bereich
Für private Nachrichten ist eine Signatur nicht verpflichtend. Sie dient eher der Höflichkeit oder persönlichen Note. Oft reicht ein kurzer Gruß wie „Viele Grüße“ oder „Herzliche Grüße, Max“.
2. E-Mail-Signatur im geschäftlichen Bereich
Im Geschäftsleben sieht es anders aus. Hier gelten gesetzliche Vorgaben, die einer klassischen Geschäftsbrief-Pflicht ähneln.
Nach § 37a HGB, § 35a GmbHG und § 80 AktG müssen geschäftliche E-Mails in Deutschland bestimmte Pflichtangaben enthalten – je nach Unternehmensform.
Beispiele:
- Einzelunternehmen / Freiberufler: Name und Anschrift reichen in der Regel aus.
- GmbH: Vollständiger Firmenname, Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer, Geschäftsführer.
- AG: Firma, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer, Vorstand, Vorsitzender des Aufsichtsrates.
Fehlt diese Signatur, kann das Abmahnungen oder Bußgelder nach sich ziehen.
3. Vorteile einer professionellen Signatur
Auch unabhängig von der Pflicht bringt eine Signatur klare Vorteile:
- Sie wirkt seriös und professionell.
- Sie macht die Kontaktdaten leicht zugänglich.
- Sie stärkt das Branding, wenn Firmenlogo und Corporate Design integriert sind.
4. Fazit
Eine private E-Mail-Signatur ist freiwillig und Geschmackssache.
Im geschäftlichen Bereich ist sie Pflicht – und gleichzeitig eine Chance, einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.
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